Naadloos thuiswerken met OpenScape Office UC

Na de verhuizing van Rotterdam Marketing naar een nieuwe locatie, was er behoefte aan een nieuw communicatiesysteem op basis van Unified Communications. De beschikbaarheidsinformatie en de mogelijkheid om thuis te kunnen werken waren daarbij belangrijke functionaliteitseisen. Trends adviseerde hiervoor OpenScape Office UC.

Het Nieuwe Werken is al een tijdje aan een opmars bezig. Steeds vaker werken mensen niet, of niet de hele tijd, op een vaste locatie. Dat stelt de nodige eisen aan de samenwerking met collega’s, klanten en andere relaties. Een van de belangrijkste kwesties is dan de juiste routering van inkomende gesprekken.

Wanneer mensen op een andere locatie werken dan waar de telefoon wordt opgenomen, is het voor de receptie altijd lastig om te beoordelen of een gesprek kan worden doorverbonden en zo ja, waarheen. Dit speelde bij Rotterdam Marketing ook. De stichting, die toeristen en andere bezoekers stimuleert naar de stad te komen en van de nodige informatie voorziet over Rotterdam, wilde na de verhuizing de account managers de mogelijkheid bieden om ook thuis te werken. Dit bespaart tijd en onnodige kosten.

Beschikbaarheid
Trends adviseerde Siemens OpenScape Office UC. Deze Unified Communications suite maakt het mogelijk om te allen tijde te zien of iemand ‘beschikbaar’ is (in plaats van het veel algemenere ‘bereikbaar’). Op afstand is immers veel moeilijker te beoordelen of een gesprek kan worden doorgezet. Met OpenScape Office zien collega’s en receptiemedewerkers op elk moment de status van de thuiswerkende collega. Natuurlijk werkt deze beschikbaarheidsstatus net zo gemakkelijk op kantoor, wat een voordeel is bij middelgrote en grote organisaties. Daar is het door de grootte van de onderneming ook niet altijd duidelijk waar iemand zich bevindt, en of hij aanspreekbaar is. Omgekeerd kunnen de account managers van Rotterdam Marketing ook de beschikbaarheid van collega’s op kantoor zien.

Trends leverde en installeerde een Siemens telefooncentrale, met OpenScape Office UC, inclusief Contact Centre voor vijf VVV informatrices. Dit is een geavanceerde module voor klantcontact, met diverse instelmogelijkheden voor het routeren van klantgesprekken naar de juiste medewerker, waarbij ook het verloop van de gesprekken kan worden bijgehouden en bij een nieuw contact met de klant opgeroepen. Ook genereert het systeem rapporten. Voor Rotterdam Marketing is de routering van het 0900-nummer in het Contact Centre opgenomen.

Opgeschoond
Naast de centrale van Siemens leverde Trends een SIP-trunk verbinding van oneCentral, inclusief de mogelijkheid tot het elektronisch versturen van faxen. Verder werd de infrastructuur opgeschoond. Er bleken nogal wat ongebruikte verbindingen van andere partijen aanwezig. Jannie Pietersman, manager beheer bij de Stichting Rotterdam Marketing, blikt terug op een vlekkeloze operatie: “Trends is in staat om goed in kaart te brengen wat een organisatie als de onze nodig heeft en dat te vertalen in echte no-nonsense oplossingen. Bij ons heeft het vanaf de eerste dag na de oplevering feilloos gewerkt.”

Meer informatie over Rotterdam Marketing: rotterdam.info