Unified Communications verbetert bereikbaarheid OnderhoudNL

Wanneer je als onderneming je kantoor deelt met andere bedrijven, dan zijn sommige diensten voor gezamenlijk gebruik, zoals de schoonmaakservice en soms een kantine. Het pand van OnderhoudNL gaat nog een stuk verder. Daar wordt ook de telecommunicatie gedeeld. Trends zorgt ervoor dat de receptioniste weet voor wie er gebeld wordt.

Koninklijke OnderhoudNL is de brancheorganisatie voor de onderhoudsbedrijven in Nederland. Het kantoorpand in Waddinxveen bevat nog twee bedrijven en de drie organisaties hadden de wens de telecommunicatie-infrastructuur te delen. Zo hoopte men kosten te besparen, onder meer door gezamenlijk een receptiedesk in te richten. Om dat te realiseren werd Trends gevraagd een oplossing te bedenken.
Trends adviseerde OpenScape Office UC, een flexibel unified communications-systeem, dat heel veel mogelijkheden biedt om bij het binnenkomen van gesprekken direct een routering te bepalen. Dit stelt de receptionist in staat om precies te zien voor welke van de drie organisaties het gesprek is bedoeld en zo de telefoon op te nemen met de juiste naam, en het gesprek door te schakelen naar de juiste medewerker.

Maar OpenScape Office UC biedt natuurlijk nog veel meer mogelijkheden, die ook intern van pas komen. E-mail, voicemail, fax, videoconferencing, en chat met collega’s en belangrijke relaties zijn allemaal in één applicatie terug te vinden, die bovendien naadloos is geïntegreerd in Microsoft Outlook. Van elke medewerker is daarnaast de beschikbaarheid zichtbaar, zodat zowel de receptioniste als de collega’s kunnen zien of de medewerker een gesprek kan aannemen of voor overleg kan worden aangesproken.

De belangrijkste functies, waaronder deze beschikbaarheidsstatus en de bereikbaarheid onder één nummer, zijn ook op mobiele apparaten te gebruiken. Daarnaast biedt OpenScape Office UC uitgebreide mogelijkheden voor telefonische klantenservice met behulp van het optionele Contact Centre. Binnenkomende gesprekken worden op een slimme manier gerouteerd en over beschikbare medewerkers verdeeld, zodat belangrijke relaties altijd te woord worden gestaan.

De OpenScape Office UC telefooncentrale bestaat uit software die is geïnstalleerd op een PC-server, zodat geen investering in een dure hardware telefooncentrale nodig is. Op deze softwareoplossing kunnen 500 gebruikers worden aangesloten. Als extra realiseerde Trends een SIP-trunk oplossing – een schakel tussen de telefooncentrale en een VoIP-netwerk – van oneCentral, waardoor aanzienlijk bespaard wordt op de gesprekskosten, door de drie organisaties die van het gebouw en het systeem gebruik maken.

“Door deze oplossing zijn we beter en flexibeler bereikbaar, en kunnen we de dienstverlening aan onze leden optimaliseren”, zegt Wim van Persie van OnderhoudNL. “Trends was bij de realisatie voortreffelijk in de service, de planning én de oplevering.”

Meer informatie over OnderhoudNL: www.onderhoudnl.nl