Nog slimmer werken met Microsoft Teams

Eind 2016 lanceerde Microsoft een op chat gebaseerde werkomgeving in Office 365: Microsoft Teams. Daarmee werd ingespeeld op de veranderende manier waarop we werken. Meer online, mobiel en flexibel. De toename van thuiswerkers heeft ervoor gezorgd dat veel organisaties zijn gaan werken met Teams, maar het kan nog slimmer!

Microsoft Teams heeft het afgelopen jaar versneld zijn intrede gedaan en met succes. De intuïtieve oplossing is door miljoenen gebruikers omarmd en wordt dagelijks gebruikt over de gehele wereld. Organisaties plannen nu veel online meetings in, maken gebruik van de chatfunctie – maar er is nog veel meer voordeel te behalen binnen Teams, namelijk door gebruik te maken van apps. Maar hoe gaan we deze – veelal gratis – applicaties gebruiken en beheren in de organisatie? Het maken van beleid en het goed organiseren is belangrijk om de additionele toepassingen goed te exploiteren.

Microsoft Teams en meer
Grote kans dat organisaties, die werken met Microsoft Teams nog niet het volledige potentieel gebruiken van de geïntegreerde oplossingen. Uitbreiding is mogelijk met behulp van apps.

Momenteel gebruik ik zelf een aantal apps en maak ik deel uit van 53 kanalen. Hieronder vind je een greep van mijn favoriete apps. Elk kanaal kan worden ingericht aan de hand van een bepaald onderwerp, afdeling of project. Ik merk dat relaties het prettig vinden om via een kanaal documenten en berichten te delen. De chathistorie en de bijbehorende documenten blijven netjes in een tijdlijn staan. Nu komt het regelmatig voor dat teamleden toch nog los van Microsoft Teams e-mails versturen en mij bellen op mijn 06-nummer. Deze acties zijn eigenlijk niet handig en creëren ruis in het proces.

Mijn favoriete Teams-apps

Booking: Plan online meetings in, bij een externe MS365 agenda.
ScrumGenius: automatiseert en rapporteert daily stand-ups.
Tasks: beheert uitgezette taken en attendeert deelnemers.
Polly: met Polly creëer je eenvoudig een onderzoek waar teamleden hun mening op kunnen geven door middel van voorgestelde antwoorden.
UserVoice: handelt interne en externe klachten af door taken uit te zetten bij de juiste personen binnen de gestelde tijdspaden.
MURAL: is een moodboard voor brainstormsessies voor creatieve deelnemers.
Phone system: koppelt het vaste zakelijke telefoonnummer aan Teams.
PeterConnects: is een krachtige receptie bedienpost voor telefonistes.
CC4Teams: is een multichannel contact centeroplossing waar telefonie, e-mail, webchat, WhatsApp en social media verdeeld worden over ingelogde personen.

Met name de laatste 3 zijn erg interessant voor organisaties die al met Teams werken. Zo ontstaat er een volwaardig multichannel-communicatiesysteem die medewerkers, managers, Klant Contact Centers en recepties helpt bij efficiënt samenwerken. Niet alleen is de app toegankelijk via laptops en pc’s, het is ook mogelijk om met het vaste kantoornummer te bellen vanaf een smartphone. Deze functionaliteit is, voor zowel zakelijke- als privé smartphones beschikbaar. Contact center integratie, aanwezigheidsstatus, wachtrijen en meer behoren tot de functionaliteiten voor optimale bereikbaarheid. Managers kunnen, aan de hand van rapportage tools, data inzien over de inkomende gesprekken van zijn team.. Kortom, er is meer mogelijk dan op het eerste gezicht lijkt. Met de juiste ICT-partner ontdekken bedrijven het brede scala aan mogelijkheden en de voordelen van werken met Microsoft Teams.

Benieuwd wat Trends ICT Groep voor uw bedrijf kan betekenen? Neem contact met ons op.